¿Por qué es importante contar con un sistema de compras automatizado? Uno de los problemas más serios en un restaurante es el llamado “robo hormiga” el cual a primera vista parece insignificante, pero que si vas sumando cada una de esos “pequeños” montos o productos que “desaparecen”, se convierten en una cantidad de dinero muy fuerte.
¿Sabías que ese “robo hormiga” empieza en las compras de insumos para el restaurante? Por lo tanto, se convierte en una necesidad el tener un control completo de lo que tu personal compra y que éste se haga responsable de lo que gasta y de lo que ordena.
Asignación de presupuestos
Una de las metodologías para mitigar ese “robo hormiga” es asignar presupuestos mensuales o semanales a productos específicos o departmentos. Sólo con esa medida podrás reducir significativamente la pérdida por órdenes en exceso o el robo.
Esta asignación de presupuestos representa el 80% del control de tus compras de insumos. Pongamos un ejemplo: asumamos que quieres controlar la compra de camarón y sabes que vendes 150 kg al mes entre todos los platillos que llevan ese producto (ten en cuenta que la frase anterior dice vendes y no compras).
Si el precio del kg de camarón es de $175.00, eso nos dice que debemos comprar no más de $26,250.00 al mes (que es el resultante de multiplicar $175.00 por 150 kg de camarón vendido al mes). Por un tema de seguridad ante una venta mayor en el siguiente mes, agrega un 5% más a ese monto lo que te dará un presupuesto de compra de $27,562.50.
Al asignar ese presupuesto mensual al camarón, cada vez que se realiza una solicitud de orden de ese camarón se va descontando de ese presupuesto y, en teoría, la demanda mensual no debe rebasarse. Ahora bien, en caso de que la demanda rebase el presupuesto asignado es muy importante que no se lleve a cabo la compra del insumo, hasta que el dueño del restaurante o la persona asignada confirme la situación real de esa solicitud.
Automatización de las órdenes de compra
Si tú asignas un presupuesto a tus órdenes de compra, ésta se hacen bajo normas que tienen sentido de rendimiento. Ahora bien, ¿qué pasaría si este proceso lo automatizas? Obtendrías una dinámica de compras sin pérdida de tiempo ni administración innecesaria que te permitiría obtener el otro 20% de tramo de control en tu proceso de compras de insumos.
Para empezar las solicitudes y aprobación de las compras se llevarían a cabo en tiempo real; lo cual te permitiría a ti o al gerente encargado de aprobar el pedido poder regresar a a sus tareas habituales en poco tiempo.
Además, la automatización permite que tu empleados se apeguen a un sistema de compras sólido, probado y que les aleja de una exploración sin sentido de “métodos” de compra que después no funcionan.
La automatización hará que los días de usar un libro de órdenes de compra o Excel para gestionar las compras sean cosa del pasado porque los miembros del equipo pueden crear fácilmente una solicitud de compra en minutos. Además, cada persona que ve la solicitud de compra ve la misma información, reduciendo de esa manera las posibilidades de errores.
Otra gran ventaja de un buen sistema de órdenes de compra automatizado es que te permita una conexión directa con tus proveedores para realizar órdenes a través del mismo sistema. En efecto, cuando un sistema automatizado de compras es robusto y confiable los proveedores se dan de alta en éste porque saben que es una manera confiable y transparente de hacer negocios con tu restaurante.
La metodología de compras automatizada
En síntesis, la metodología de compras automatizada se basa en 5 pasos:
- Asignación de presupuesto de compra basado en un histórico de ventas de ese insumo.
- Compra del insumo.
- Ir restando la venta del insumo que se vaya dando durante el mes del presupuesto.
- Ante un aumento en la demanda del insumo se hace una solicitud de compra extraordinaria.
- Aprobación de compra por el responsable siempre y cuando exista información para tomar esa decisión de compra bajo un parámetro que tenga sentido.
Gracias por leerme,
Marco
